7.2. Импортирование или связывание данных

Как показано в таблице, с данными из внешних источников можно работать двумя способами — связывая и импортируя их. Однако между рассматриваемыми способами существенные различия:

• при импортировании осуществляется копирование внешних данных и пересылка их в таблицу Access;

• при связывании используются данные в их текущем файловом формате (таком как файлы dBASE и Paradox).

У каждого способа есть свои преимущества и недостатки.

7.3. Связь внешних данных

Применяя связывание, в Access можно работать с данными в формате другого приложения, используя, таким образом, файл вместе с этим внешним приложением. Если данные сохранены в формате другой БД, Access позволяет изменять данные в таблице и при этом исходное приложение будет продолжать использовать ее. Это свойство очень полезно при работе с одними и теми же данными из Access и из другой программы, например, если необходимо получить обновленные данные о персонале из используемого сетевым dBASE -приложением файла dBASE, чтобы печатать ежемесячные сводки из Access. Другим примером может служить использование Access в качестве клиентского интерфейса для базы данных SQL: вы можете связать данные и обновить их непосредственно на сервере следующей загрузки.

Для использования таблицы из базы данных Microsoft Access, доступной через сеть, лучше просто установить связь с ее таблицами, чем импортировать их. Если для изменения и работы с данными во внешней таблице продолжает использоваться другое приложение (например, dBASE или Paradox), с этой таблицей лучше установить связь.

В Access предоставлена возможность связывания со следующими типами данных:

• таблица другой базы данных Access;

• электронные таблицы Excel;

• документы Exchange;

• документы Outlook;

• файлы Paradox;

• текстовые файлы;

• документы HTML;

• базы данных ODBC.

В Access имеется возможность связывания с текстовыми и HTML- таблицами в режиме "только для чтения". Возможно просматривать эти таблицы, однако их нельзя изменить и к ним нельзя добавить записи при работе в Асcess. При работе с файлами Paradox, в которых не определены поля первичного ключа (.рх- файл, связанный с .dв- файлом таблицы), возможно только просматривать данные, не изменяя их.

Самым большим недостатком работы со связанными таблицами (в случае, если связь устанавливается не с другой базой данных Access) является потеря встроенной возможности поддерживать целостность данных между таблицами.

7.4. Импортирование внешних данных

С некоторыми форматами файлов связь установить невозможно; это также относится и к файлам электронных таблиц Lotus 1-2-3. При необходимости работы с данными, сохраненными в форматах, которые не допускают связывания, данные следует импортировать.

Импортирование в Access дает возможность физически перенести внешнюю таблицу или источник данных в новую таблицу Access. При этом данные автоматически копируются и преобразовываются из внешнего формата в формат Access. Таким образом, можно даже импортировать объекты данных в другую базу Access (вместо текущей базы) или проект. В случае, когда данные в дальнейшем используются только в Access, их необходимо импортировать. Обычно программа быстрее работает со своими собственными таблицами.

Естественно, импортирование подразумевает двукратное увеличение ресурсов, необходимых для хранения этих данных, так как теперь их копия сохраняется в базе данных.

Поскольку при импортировании создается копия данных, старый файл можно удалить после выполнения операции импорта. Однако иногда это сделать невозможно (например, если данные представляют собой графики продаж из электронной таблицы, которые используются для работы с другими программами). В таком случае можно использовать копию данных, учитывая, что для их хранения потребуется большой объем дискового пространства.

Access одновременно может открывать только одну БД. Таким образом, вы не можете непосредственно работать с таблицей из другой БД. Однако, если необходимо работать с таблицами или иными объектами Access (например, с формами и запросами) из другой БД Access, можно не закрывать текущую БД, а вместо этого импортировать или связать объект другой БД с текущей. Таким образом, появляется возможность просматривать и даже непосредственно редактировать данные в нескольких БД одновременно.

Основной причиной импортирования данных является их преобразование в формат Access для выполнения с ними необходимых действий, позволяющих привести эти данные в соответствие с вашими потребностями. После импортирования таблицы, можно изменять ее структуру, типы данных, а также назначать правила проверки данных на уровне таблицы. Возможно определить первичный ключ, изменить имена полей (до 64 символов) и установить свойства полей.

С другой стороны, существуют значительные ограничения на изменение свойств полей при работе со связанными таблицами. Например, нельзя назначить первичный ключ или правила проверки ввода данных, что означает невозможность обеспечения целостности данных иной таблицы.

При установке связи с таблицей другой базы данных Access, над ней нельзя выполнять все те операции, которые можно выполнять в таблице исходно базы данных, открытой в настоящий момент. Например, нельзя определять первичные ключи или задавать поддержку целостности данных между таблицами. Однако, если все таблицы, с которыми необходимо работать, содержатся во внешней базе данных Access, можно открыть эту базу данных и установить все необходимые свойства таблицы: определить первичный ключ, установить отношения между таблицами, задать поддержку целостности данных для межтабличных связей, изменить тип данных, определить значения по умолчанию или правила проверки данных и создать новые индексы.